UNIONE ITALIANAUFFICIALIGIUDIZIARI

Relazione di GENNARO MARINO

UFFICIALE GIUDIZIARIO U.N.E.P.presso la Corte di Appello di ROMA

Signor Sindaco, Signori Consiglieri, Signore e Signori tutti.    

Ormai è un fatto storico: in Italia l’Amministrazione della Giustizia avrà un proprio dominio, nel quale saranno raccolte tutte le risorse telematiche (hardware e software) con le quali tratterà le attività di dati, di servizi, di comunicazioni e di procedure.

E’ stato pubblicato, infatti,  nello scorso 17 aprile il D.P.R. 13 febbraio 2001, n. 123, che  disciplina l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, in quello amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti.

Tale decreto definisce sistema informatico civile l’insieme delle risorse, che l’Amministrazione della Giustizia utilizzerà per trattare il processo civile in via informatica e telematica.

Il sistema sarà strutturato in modo da assicurare l’individuazione dell’ufficio giudiziario e del procedimento, l’individuazione del soggetto che inserisce, modifica o comunica l’atto, l’avvenuta ricezione della comunicazione dell’atto, l’automatica abilitazione del difensore e dell’Ufficiale Giudiziario ad operarvi.

I  difensori delle parti, infatti,  e gli Ufficiali Giudiziari sono gli unici professionisti che vi potranno accedere attivamente per svolgere tutte le operazioni rispettivamente consentite loro dal citato D.P.R. 123/2001.

Le regole tecnico-operative per il suo funzionamento, la sua gestione, l’accesso dei difensori delle parti e degli Ufficiali Giudiziari saranno successivamente stabilite dal Ministro della Giustizia con proprio decreto e dopo aver sentito l’Autorità per l’informatica  nella Pubblica Amministrazione (A.I.P.A.).

Il principio fondamentale stabilito dal decreto in esame è che tutti gli atti ed i provvedimenti del processo civile possono essere compiuti, redatti, comunicati e notificati come documenti informatici e, in tal caso, devono essere  sottoscritti con la cosiddetta firma digitale.

Questa,  in effetti, è  l’equivalente elettronico della firma autografa su carta, ne ha lo stesso valore legale, garantisce l’assoluta sicurezza dell’atto o documento da eventuali contraffazioni ed è il risultato di una procedura informatica prevista e disciplinata dal D.P.R. 513/97, che è stato abrogato e sostituito dal Testo Unico contenuto nel D.P.R. 445/00, ma stranamente richiamato dall’ultimo D.P.R. 123/01.

La firma digitale non solo vale come la sottoscrizione autografa su supporto cartaceo, ma sostituisce anche, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.

La normativa sulla firma digitale è ancora  in piena evoluzione, in quanto la Direttiva Europea 1999/93/CE fissa il termine del  19 luglio 2001,  entro il quale l’Italia dovrà adeguarsi al quadro giuridico comunitario di riferimento. In tale direttiva si parla di firma elettronica, indipendentemente dalla tecnologia, ma si distingue tra una firma elettronica basata su un semplice certificato, emesso da un Ente Certificatore non registrato nell’Elenco Pubblico dei Certificatori, e una firma elettronica avanzata, ovvero basata su certificato “avanzato”, emesso cioè da un Certificatore registrato.

La firma digitale, secondo l’attuale normativa italiana, è fondata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica ed una privata. Essa  consente al sottoscrittore, tramite la chiave privata, di rendere manifesta l’autenticità del documento informatico inviato  e, successivamente, al destinatario, tramite la chiave pubblica, di verificarne la provenienza e l’integrità di con assoluta sicurezza.

Quindi con la firma digitale si raggiungono tre obiettivi:

-          Autenticità: con la sottoscrizione digitale si ha la certezza dell’identità del sottoscrittore;

-          Integrità: il documento informatico sottoscritto digitalmente non è stato certamente modificato in alcun modo dopo l’apposizione della firma, perché sottoposto a cifratura o crittografia con l’algoritmo di hash;

-          Non ripudio: il documento informatico digitalmente sottoscritto ha la piena validità legale e non può essere ripudiato dal sottoscrittore.

Il funzionamento è il seguente:

Una Certification Autority, o meglio un Ente Certificatore garantisce a ciascun titolare di firma digitale  di poter disporre di una coppia di chiavi, una privata - segreta e di solito custodita  su una smart card, una tessera di plastica, nella quale è inserito un microcircuito dotato di memoria o un microprocessore o tutti e due, che può essere letta da un lettore ottico collegato con il computer, e protetta da un codice di accesso (PIN), e l’altra pubblica, custodita e pubblicata dall’Ente Certificatore.

Tra i certificatori privati ha acquisito già un posto di rilievo Postecom S.p.a. del gruppo Poste Italiane S.p.a., seguita dalla BNL, mentre per i soggetti che utilizzano la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione (R.U.P.A.), è stato istituito il Centro Tecnico presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, iscritto nell’Elenco Pubblico dei Certificatori, tenuto dall’A.I.P.A., il quale,  avvalendosi della facoltà prevista dall’art. 62 del D.P.C.M. 8/2/99, ha scelto di utilizzare i servizi offerti da un Certificatore ufficiale privato, che dopo una procedura concorsuale è risultato essere proprio Postecom S.p.a.

L’Autority della certificazione, se ci si consente di usare tale espressione, rilascia il certificato di firma digitale, attesta l’identità del titolare della firma, pubblica ed aggiorna  gli elenchi dei certificati sospesi o revocati.

I certificati per la firma digitale dei funzionari della Pubblica Amministrazione saranno forniti dal Centro Tecnico della Presidenza del Consiglio.

Ai pubblici funzionari, che hanno potere di firma nell’Amministrazione di appartenenza e che compileranno  la “Domanda di Certificazione”, sarà fornito un kit per l’attivazione della firma digitale.

Tale  kit comprende: una smart-card crittografica personalizzata, un lettore/scrittore di smart-card, un’applicazione software di firma, verifica di firma, cifratura e decifratura di file.

Le Amministrazioni potranno anche usare al posto della smart-card una USB-Key, che è un dispositivo di firma digitale sicuro ed alternativo alla stessa smart-card, avente forma di chiave elettronica inseribile in una porta USB, facilmente disponibile sui  Personal Computer.

Quando  non è possibile sottoscriverli con la firma digitale, gli atti ed i provvedimenti processuali civili devono essere sottoscritti con firma autografa ed inseriti nel fascicolo cartaceo, ma una loro copia informatica è inserita nel fascicolo informatico, formato e tenuto dal funzionario di cancelleria secondo le regole stabilite dall’art. 36 delle norme di attuazione del Codice di procedura civile.

Quando   dal regolamento dettato dal DPR 123/01 non è espressamente prevista la sottoscrizione digitale del documento informatico, allora la firma è sostituita dalla semplice indicazione del nominativo del soggetto  procedente, così come prevede l’art. 3, comma 2, del D. L.vo 12.02.93, n. 39.

E’ previsto che siano sottoscritti con la firma digitale: 1) il  processo verbale d’udienza, redatto come documento informatico; 2) la costituzione in giudizio o l’iscrizione a ruolo, fatta dalla parte e/o suo difensore per via telematica, trasmettendo alla Cancelleria la copia informatica della procura alle liti, certificata conforme all’originale dallo stesso difensore con la propria firma digitale; 3) l’indice degli atti e dei documenti probatori (atti aventi efficacia probatoria ai sensi del C.C. e del C.P.C.) offerti dalle parti e prodotti non solo per via telematica, ma anche mediante il deposito in Cancelleria su supporto informatico, la cui integrità deve essere attestata dal difensore con la firma digitale; 4) il fascicolo informatico da parte del cancelliere appena avvenuta la precisazione delle conclusioni; 5) la relazione del C.T.U., prevista dall’art. 195 del C.P.C.; 6) la minuta della sentenza o la sentenza stessa redatta come documento informatico (sia dal Magistrato che dal cancelliere); 7) la notificazione di atti.

Quest’ultima e la comunicazione del biglietto di cancelleria possono essere eseguite per via telematica, non solo attraverso il sistema informatico civile, ma anche   direttamente all’indirizzo elettronico.

Per  quest’ultimo s’intende l’identificatore di una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici.

Per  il difensore l’indirizzo elettronico è quello comunicato dallo stesso al proprio Consiglio dell’Ordine e da quest’ultimo tempestivamente comunicato al Ministero della Giustizia, mentre per gli esperti e gli ausiliari del giudice è quello comunicato dagli stessi ai propri ordini professionali o agli albi dei consulenti presso i tribunali.

Per tutti gli altri soggetti diversi da quelli fino ad ora elencati l’indirizzo elettronico è quello dichiarato al Certificatore della firma digitale al momento dell’attivazione della procedura della medesima firma, se esso risulta disponibile nel relativo certificato.

I predetti indirizzi elettronici, nonché quelli degli Uffici Giudiziari e degli Uffici Notifiche (UNEP) sono consultabili in via telematica secondo le modalità che il più volte precitato decreto stabilirà.

La delegificazione delle norme concernenti i registri che devono essere tenuti presso gli uffici giudiziari è prevista ed attuata in virtù della legge 2 dicembre 1991, n. 399.

Non v’è dubbio che anche ai registri, previsti dall’art. 116 del D.P.R. 15 dicembre 1959, n. 1229 (Ordinamento degli Ufficiali Giudiziari) ed attualmente in parte informatizzati, sono applicabili le norme del D.M. 27 marzo 2000, n. 264, il quale  regolamenta la tenuta dei registri informatizzati presso gli uffici giudiziari, ovvero di tutti i registri previsti da codici, da leggi speciali o da regolamenti, comunque connessi all’espletamento delle attribuzioni e dei servizi svolti dall’Amministrazione della Giustizia.

Per quanto riguarda la loro tenuta, la consultazione delle informazioni contenutevi ed il rilascio di copie, estratti e certificati relativi, la scelta delle persone autorizzate ad operarvi, gli obblighi circa la loro conservazione e custodia vale quanto previsto per i registri tenuti a cura delle cancellerie e segreterie presso gli uffici giudiziari.

L’art. 104 dell’Ordinamento degli Ufficiali Giudiziari prevede che l’Ufficiale Giudiziario è autorizzato a ricevere le richieste regolarmente pervenutegli a mezzo di raccomandata postale con avviso di ricevimento, qualora le medesime provengano da un ufficio postale di un Comune o mandamento diversi da quello in cui egli risiede.

L’art. 6 del D.P.R. 13 febbraio 2001, n. 123, invece, per l’accettazione della richiesta di notificazione per via telematica non prevede alcuna condizione.

La parte, che non conosce l’indirizzo elettronico dell’Ufficio NEP che deve procedere alla notifica, consulterà      anche per via telematica gli appositi registri presso il Ministero della Giustizia secondo le modalità operative che saranno stabilite nel decreto previsto dall’art. 3 del D.P.R. sopra citato.

Ricevuta la richiesta di notifica l’Ufficiale Giudiziario provvede agli adempimenti previsti dall’Ordinamento, vale a dire che iscrive la richiesta nell’apposito cronologico  e nel registro delle richieste, che pervengono per via telematica, e, se eventualmente la parte avesse effettuato un deposito per via telematica,  ne fa annotazione nel registro per i depositi di somme.

Il registro non è previsto da alcuna norma attualmente, ma potrà essere adottato per analogia o per prassi o per mera opportunità.

In questi casi i registri di cui si parla saranno tutti informatizzati.

Quindi, l’Ufficiale Giudiziario procede alla notificazione dell’atto per via telematica, se il destinatario non risiede  nel Comune dove ha sede il suo Ufficio e se la parte non ne richiede la notificazione a mani.

Ai sensi dell’art. 1 Legge 20.11.82, n 890 e dell’art. 12 del D.P.R.  513/97 la trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

Se il destinatario dell’atto, invece, trovasi nel Comune dove ha sede il suo Ufficio, l’Ufficiale Giudiziario procede alla relativa notificazione ai sensi dell’art 138 e seguenti, perché nonostante le nuove tecnologie la notifica a mani proprie resta pur sempre la regina delle notificazioni, in quanto offre maggiori garanzie sia allo stesso notificando sia al notificante circa l’effettiva e sicura ricezione dell’atto.

Sottoscritto dalla parte istante con la sua firma digitale, l’atto sarà corredato della relazione di notificazione dell’Ufficiale Giudiziario, il quale a sua volta la sottoscriverà con la sua firma digitale ed invierà il tutto al destinatario della notifica tramite il sistema informatico civile oppure direttamente al suo indirizzo elettronico.

Non è ancora possibile descrivere come effettivamente avverrà la notificazione per mezzo del sistema informatico civile, non essendo ancora stato emanato il decreto del Ministero della Giustizia circa le regole tecnico-operative  per il funzionamento e la gestione dello stesso.

Non si è lontani dalla verità, però,  prevedendo che, una volta redatta la relazione di notifica ed apposta la firma digitale dell’Ufficiale Giudiziario procedente, l’atto sarà inviato ad un centro elaborazione di Poste Italiane S.p.a o di altra società privata (proprio in questi giorni è stato posto fine al monopolio di Poste Italiane S.p.a. per la consegna della posta telematica in Italia), che lo farà pervenire nelle forme degli atti giudiziari al destinatario, restituendo immediatamente per via telematica l’avviso di ricevimento al mittente, specificatamente indicato dall’Ufficiale Giudiziario procedente.

Per la notifica all’indirizzo elettronico del destinatario, l’Ufficiale Giudiziario, una volta redatta la relazione di notifica ed appostavi la firma digitale, spedirà direttamente l’atto tramite un e-mail.

Il messaggio, quindi, sarà inviato al server dell’Ufficio NEP procedente e da questi trasmesso al server del destinatario, il quale potrà poi scaricarlo dalla sua casella postale elettronica ed entrarne definitivamente in possesso.

All’Ufficiale Giudiziario procedente perverrà per via telematica un messaggio   da parte del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, ovvero da parte del server del destinatario, nel momento in cui quest’ultimo avrà l’atto notificato nella sua disponibilità (rectius nella sua casella elettronica).

La notificazione si ha per eseguita alla data riportata nel predetto messaggio o ricevuta di consegna. Ciò vale solo per le notificazioni eseguite dagli Ufficiali Giudiziari e per le comunicazioni eseguite dalla Cancelleria.

Non è difficile essere profeta nel prevedere che tale normativa sarà certamente oggetto di esame della Corte Costituzionale, in quanto il meccanismo della ricezione da parte del destinatario potrebbe non dare la garanzia di una effettiva ricezione dell’atto, ma rivelarsi solo presuntiva.

Per gli altri notificatori la notificazione si ha per eseguita alla data apposta dal notificatore alla ricevuta di consegna mediante la cosiddetta procedura di validazione temporale, che è il risultato della procedura informatica, con  cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi.

A questo punto l’Ufficiale Giudiziario, eseguiti gli adempimenti di rito sul cronologico ed i registri, potrà restituire l’atto notificato alla parte richiedente sempre per via telematica.

Alla parte potrà, poi, successivamente restituire, anche per la via telematica e se richiesto, l’eventuale residuo della somma depositata per la notificazione.

Quando la notifica deve avvenire a mani per disposizione di legge o per volontà della parte, l’Ufficiale Giudiziario trarrà dall’atto ricevuto per via telematica una copia su supporto   cartaceo, ne attesterà la conformità all’originale, vi allegherà un duplicato del documento informatico e procederà a norma degli articoli 138 e seguenti del codice di procedura civile.

L’analfabetismo telematico è più diffuso di quanto si immagini e bisogna dare atto che la Pubblica Amministrazione sta attualmente investendo enormi capitali in questa opera di alfabetizzazione informatica. Con quali risultati, però, è sotto gli occhi di tutti.

Infatti, si può ben affermare, senza tema di smentita, che non tutti i pubblici dipendenti stanno approfittando di questa occasione per rendere il proprio servizio più efficiente a vantaggio del cittadino italiano.

Gli Ufficiali Giudiziari italiani, in questi mesi, potranno dimostrare la loro professionalità e preparazione e, con sacrifici anche economici personali, impadronirsi dei moderni strumenti telematici ed essere in prima linea e ben agguerriti per affrontare la sfida della telematica nel processo civile.

Solo così dimostreremo che la scelta della libera professione per questa figura non è un salto nel buio.

La data d’inizio della nuova avventura telematica è il 2 gennaio 2002.

Gennaro Marino